¡Queridos socios y socias!
Aunque aún no me lo creo, después de tanto que hemos trabajado, eventos, intercambios, mil actividades, viajes… después de tantísimas cosas que han pasado, el 2009 está a punto de terminar … y toca renovar JUNTA DIRECTIVA =). Sabemos que entrará mucha gente nueva y motivada, recién llegada de sus SUs, que han venido de viaje, que han visto todo lo que podemos hacer en Madrid y en el resto de Europa… nosotros lo sabemos, pero ¿y vosotros?
De acuerdo con los Estatutos de AEGEE Madrid, me corresponde como presidenta convocar la
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA 2009, dentro de la cual se celebrarán las
ELECCIONES A JUNTA 2010.El próximo
domingo 20 de Diciembre (tras el LOCAL TRAINING COURSE de Madrid = Pesadilla Antes de Navidad III),
a las 17.30 en c/ San Bernardo 24, 5ª planta (sala del CJCM, Consejo de la Juventud de la Comunidad de Madrid. Metro Noviciado L2) se celebrará la
Junta Ordinaria de AEGEE-Madrid, en la que se tratarán, entre otros, los siguientes puntos:
+presentación del Activity Report 2009
+presentación del Financial Report 2009
+presentación y votación de candidatos para la Junta 2010
Como socios, quedáis todos invitados, no sólo a la Asamblea, sino a PRESENTAROS a la Junta para colaborar más activamente con la asociación. Todos los que queréis participar en más actividades, proponer ideas, ayudar a la nueva junta a organizar eventos, intercambios, la SU de Madrid, etc, SOIS MÁS QUE BIENVENIDOS! sois NECESARIOS y MERECE LA PENA, así que animaos :) (desde la antigua Junta os ayudaremos en todo lo que haga falta).
Al final de este e-mail encontraréis el resumen del funcionamiento de las elecciones. Aunque aparece una lista de "cargos", si consideráis que hay algo que nos hemos dejado o que puede mejorar AEGEE, no dudéis en decirlo, todas las candidaturas son bienvenidas.
Y si necesitáis más información, del tipo que sea, no dudéis en poner en contacto con nosotros.
Esperamos veros a todos el día 20!
Saludos,
Coral Cabezas
Presidenta AEGEE-Madrid
NORMATIVA DE LAS ELECCIONES A JUNTA-Las candidaturas* se remitirán por correo web a la persona que convoca las elecciones (el presidente en este caso,
coral.aegeemadrid@gmail.com), con el asunto: "Candidatura Junta 2010” y vuestra motivación para desempeñar el puesto.
*Aclaraciones:
*1.Cargos a elegir. Habrá 12 puestos principales (la descripción de cada cargo está a continuación)
*2. Sólo UNA persona puede ocupar el puesto de Presidente, Secretario y Tesorero, debiendo estos puestos desempeñarse exclusivamente.
Sin embargo, pueden coincidir un responsable de Actividades locales con el responsable de Relaciones Institucionales o cualquier otra coincidencia dentro de los puestos descritos.
*3. Pueden formarse comisiones de trabajo para Actividades locales, Actividades deportivas, Fundraisers, Actividades Internacionales y Relaciones Públicas entre los miembros se presenten, aunque sólo uno de los socios de la comisión será el responsable y persona de contacto de cara a las instituciones o a AEGEE-Europa, siendo el resto de miembros vocales de la Junta.
-Se recogerán las candidaturas a los cargos propuestos hasta 5 días naturales antes de la celebración de las mismas y se darán a conocer a todos los socios los candidatos a cada cargo dentro de los 5 días naturales antes de la celebración de las elecciones.
PLAZO PRESENTACIÓN CANDIDATURAS: MARTES 15 DE DICIEMBRE 2009.
-Sólo los socios podrán votar en las elecciones. Cada socio asistente podrá representar y votar en nombre de otros 3 socios más demostrando por escrito el permiso del representado.
-Saldrán electos los candidatos por mayoría simple en cada cargo.
JUNTA DIRECTIVA AEGEE-MADRID· Suscripción a los mailing lists de AEGEE-Europa: Boardinf-L, AEGEE-L, AGORA-L, EVENT-L.
· Lectura del email de la asociación
aegeemadrid@gmail.com· Conocimiento de los estatutos de AEGEE-Madrid y de AEGEE-Europa, de la que AEGEE-Madrid es miembro, así como del “Members’ Manual 2009”.
· Apoyo general a las comisiones de trabajo, en los eventos y en cualquier aspecto dentro de sus competencias.
Presidente/a:
· Responsable de la estrategia a seguir por AEGEE-Madrid a largo plazo y de su aplicación: junto a la Junta deberá definir los objetivos y gestionar que todo el mundo lleve el mismo sentido y los objetivos se cubran.
· Representación de la asociación ante las Instituciones y otras asociaciones, así como asistencia a las asambleas del CJCM y CJE.
· Redacción de informes de actividades (activity plan y activity report), junto con el secretario, que serán presentados a AEGEE-Europa y ante los socios de Madrid el día de las Elecciones de nueva Junta.
· Convocar reuniones de Junta
Secretario/a:
· Realizar tareas administrativas: redacción de actas de reuniones, archivar toda la documentación de AEGEE-Madrid, redacción de informes de actividades junto al Presidente, redirigir los correos de
aegeemadrid@gmail.com a los interesados, mantener la base de datos de socios al día, etc.
· Asistir junto al presidente en representación de la asociación ante instituciones y asambleas.
· Responsable de la comunicación interna entre las distintas comisiones/equipos de trabajo.
· Asegurar que AEGEE-Madrid sigue los “Antennae Criteria” de AEGEE-Europa.
Tesorero/a:
· Mantenimiento de las cuentas de AEGEE-Madrid: archivo de facturas, justificantes de gastos, etc.
· Realizar el “Financial Report” para AEGEE-Europa.
· Búsqueda y estudio, junto al FR, de diferentes medios de financiación para la asociación, así como apoyo a las diferentes comisiones/equipos de trabajo en cualquier materia dentro de sus competencias.
· Redacción de subvenciones, junto al FR.
· Mailing-list complementario: FR-L.
Fund-raiser/ buscador de fondos:
· Búsqueda de empresas, organizaciones y/o subvenciones que permitan a AEGEE-Madrid disponer de dinero o bienes materiales para realizar sus actividades (material para welcome-packs: carpetas, folios, bolígrafos, pins, camisetas, ….; bebidas, comida, etc). A cambio se ofrecerá patrocinio de las mismas.
· Colaboración estrecha con el tesorero: redacción de subvenciones, etc.
· Mailing-list complementario: FR-L.
Relaciones Institucionales:
· Contacto constante con otras organizaciones (CJCM- Consejo de la Juventud de la Comunidad de Madrid; CJE-Consejo de la Juventud de España; Universidades (especialmente Politécnica y Carlos III), para informar del ámbito en el que trabaja la asociación, así como dar a conocer a los socios de AEGEE-Madrid las actividades en las que pudiesen ser partícipes.
Relaciones Públicas-Comunicación:
· Puesta en práctica de un Programa de Comunicación: creación de un flyer/dossier de información de AEGEE-Madrid, que plasme de forma clara y sencilla quiénes somos y los eventos locales y europeos pertinentes,…
· Redacción de una newsletter semanal, para enviar por @ a socios e imprimir y distribuir por la Universidad.
· Contacto con instituciones, medios de comunicación (televisión, radio y prensa escrita), para que reciban Notas de Prensa sobre nuestra actividad a lo largo del año (contacto constante, con vistas a posible promoción)
· Mantener contacto con otras asociaciones y con otras antennae de AEGEE.
· Contacto con hostelería (bares y restaurantes) de Madrid, de cara a futuras actividades y eventos.
· Publicidad y mantenimiento al día de la página web, Facebook y Tuenti en cuanto a eventos y actividades que realicemos.
(Relación directa, por tanto, con el responsable de Relaciones Institucionales, Fundraising e IT, principalmente)
· Mailing-lists complementarios: PRWG-L y prwg-iberus (España y Portugal)
Relaciones Internacionales- Encargado de proyectos Youth in Action/intercambios:
· Contacto con otras antennae de AEGEE u otras asociaciones, para realizar intercambios y/o proyectos conjuntos de cualquier índole, siempre que exista un interés y acuerdo con la Junta.
· Redacción y elaboración de proyectos que sean aprobados, con ayuda de los miembros de la Junta y/o socios activos de la asociación.
· Conocimiento del programa La Juventud en Acción.
IT (Information Technology):· Encargado de mantener actualizada la web
www.aegeemadrid.org y elaborar los distintos diseños de carteles, vídeos, etc, que sirvan para promocionar la asociación y los futuros eventos (colaboración directa con el Relaciones Públicas).
· Mantenimiento de hardware y/o software de la oficina de AEGEE-Madrid.
· Elaborar políticas de privacidad para la gestión de la BD de socios.
· Desarrollo de aplicaciones para la antenna.
· Gestión del dominio y el hosting de la web.
· Mantener actualizada la información de AEGEE-Madrid en la web de AEGEE-Europa.
Recursos Humanos:
· Encontrar un trabajo adecuado para cada miembro, proponiendo proyectos en función del perfil de los socios.
· Hacer que los socios pasivos se conviertan en activos y mantener comunicación con los ya activos.
· Encargado de poner en práctica el programa de Mentores Internos de los socios nuevos por parte de los socios antiguos (knowledge transfer)
· Ser tutor de un posible becario, voluntario en prácticas de la asociación.
· Mailing list complementario: HR-L.
Encargado de Actividades Locales:
· Subdividido en: actividades deportivas, viajes y actividades locales/para Erasmus.
Encargado de Actividades Deportivas:
· Encargado de la SPORT SECTION de AEGEE-Madrid: organizará y convocará todas las actividades deportivas que resulten interesantes para los socios (partidos de fútbol, voleibol, crosses universitarios, maratones, patinaje sobre hielo, eventos de esquí, rutas, rutas con bici, etc.).
Encargado de viajes y actividades locales:
· Organizar o promover la organización de viajes a otras ciudades durante el curso escolar (fines de semana, puentes, salidas de un día, etc).
· Gestionar visitas guiadas por Madrid y a museos de la ciudad, así como actividades de ocio y tiempo libre que puedan interesar a los jóvenes, actividades de promoción de la asociación, talleres de baile, fiestas nocturnas, actividades en días señalados (Día de Europa, Día del medio ambiente, European day of languages, etc)
Encargado de Erasmus:
· Contacto con los delegados, ORIs (Oficinas de Relaciones Internacionales) de las distintas universidades de Madrid (UPM, UC3, URJC, UAM, UCM, etc), para conseguir colaboración y ofrecerles nuestras actividades para los Erasmus del presente curso.
· Presentación de AEGEE-Madrid ante los Erasmus el día de su llegada, reparto de flyers y promoción de nuestros viajes y actividades.
· Promotor del programa Tutor (equipo de bienvenida y ayuda a los Erasmus que acaban de llegar a Madrid)
· Organización de intercambios de conversación en cafeterías y/o Tándem a través de la web (colaboración con el IT).
· Colaboración con el resto de encargados de actividades locales y deportivas, para la participación de los Erasmus.
Coordinador- Responsable SUMMER UNIVERSITY
· Responsable de formar el grupo organizador de la SU Madrid.
· Comunicación con AEGEE-Europa y el SUCT en los plazos acordados: redacción del programa, planificación de actividades, presupuesto aproximado para valorarlo en Junta, etc. Una vez finalizado: activity report y financial report.
· Convocar reuniones, nombrar a los incoming y outgoing responsibles, promover la búsqueda de sponsors.
· Compromiso de ser organizador full-time (100%) durante los 15 días de la SU (en la medida de lo posible).
· Promoción de la campaña SUMMER UNIVERSITY (junto al Relaciones Públicas y resto de activos).
Recuerdo: Antes del Martes 16 de Diciembre 2009, enviadme un email a coral.aegeemadrid@gmail.com.
Suerte!
Coral
